A área de Governança é responsável por diversos setores dentro de um hotel e por isso a organização e planejamento das atividades é primordial para a realização dos trabalhos com qualidade e eficiência.
A abertura e fechamento de turno é uma das responsabilidades da área e requer muita atenção e responsabilidade pois trata-se do planejamento das atividades do dia.
Por exemplo, um cliente fez reserva de um quarto triplo, ou seja para três pessoas. Esse pré-requisito deve ser verificado no sistema ou requerimento pelo responsável logo na abertura do turno, para que a cama extra seja providenciada e colocada no respectivo quarto antes da chegada do hóspede. Essa checagem nunca deve ser feita quando o hóspede chegar ao hotel.
Como se antecipar e planejar o que deve ser feito
Existe um procedimento que ajuda a evitar problemas como esses. Antes de iniciar o expediente, o responsável pela governança (ou pessoa por ele designada), deve planejar as atividades a serem executadas ao longo do dia. Ao final do último turno de trabalho, o responsável pelo turno deve encerrar suas atividades iniciando o planejamento do próximo dia. Essas atividades são chamadas de Abertura e Fechamento de Turno. Devem ser documentadas em formulário próprio.
Abertura de Turno e Fechamento de Turno
Uma boa Abertura e Fechamento de Turno, deve seguir as quatro regras abaixo:
1 – Analisar as prioridades do sistema no início do dia
2 – Fazer a distribuição de trabalho para a equipe
3 – Fazer a distribuição de material para a equipe
4 – Verificar tarefas atribuídas e realizadas
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Abastecimento das copas
Um ponto importante é o suprimento de materiais, produtos e equipamentos que precisam ser adequados ao novo processo. Alguns hotéis, mantêm as copas abastecidas com enxoval, itens de papelaria, itens de frigobar, amenities e guestsupply. Este caso ocorre quando a copa da camareira tem o controle de acesso e abastecido semanalmente. Caso contrário, o abastecimento ocorre diariamente de acordo com a ocupação do andar. Exceto os itens de papelaria e guestsupply. Nesse caso, a camareira recebe o relatório de trabalho juntamente com os amenities e seu kit de produtos químicos e materiais acessórios.
Para resumir, o trabalho do setor de Governança precisa sempre ser muito pontual e organizado. Todas as tarefas devem ser antecipadas e não devem ser realizadas no mesmo dia em que deve ser entregues, ou seja nunca deixe para fazer no dia o que é do dia.
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Até o próximo post!